Comment utiliser l'import/export des quotas ?

Télécharger le template Excel des quotas

Étape 1: Rendez-vous dans la page des quotas et cliquez sur le bouton export des quotas.

Étape 2: Une fenêtre apparaît, sélectionnez la plage de dates et les unités de soins des quotas que vous souhaitez exporter. Cliquez ensuite sur "Exporter", le fichier se télécharge alors sur votre ordinateur.

Editer le fichier des quotas

Étape 1: Ouvrez le fichier, la première feuille reprend toutes exclusions, les feuilles suivantes sont toutes les unités de soin que vous avez exporté. 

Les Exclusions sont toutes les sections par année et pour chaque école que vous ne souhaitez pas dans votre établissement. 

Pour ajouter une nouvelle exclusion, il vous suffit de compléter une nouvelle ligne.

Étape 2: Pour éditer les quotas pour une unité de soins, rendez-vous dans la page du fichier excel correspondant à votre unité de soin.

Pour cet exemple, je vais éditer les quotas pour l'unité de soin Chirurgie (C1).

Comment lire le tableau :

• Période : Vous voyez les périodes de l'export des dates des quotas
• Date : Correspond à du premier jour de la semaine
• Numéro de la semaine : Corresponds au numéro de la semaine de l'année (il y en a 52).
• Les cases grises : Sont les cases pour lesquelles on n'attribue pas de place.
• Les cases rouges : Sont lesquelles on dépasse le quota

Les colonnes suivantes correspondent au nom de la section pour laquelle vous souhaitez établir des quotas. La colonne place libre correspond aux places que vous attribuez à votre unité de soin sans définir de section.

Étape 3: Cliquez dans une case de la colonne de gauche et sélectionnez la section pour laquelle vous souhaitez établir des quotas. Ici nous allons Choisir BIRSG.

Étape 4: Toujours dans la colonne de gauche, fusionnez le nombre de cellules correspondant au nombre de places que vous souhaitez allouer pour la section.

Ici pour mon unité BIRSG, on voit que j'ai fusionné 5 cellules, on va donc attribuer 5 places à cette section.

Étape 5: Sélectionnez la période pour laquelle vous souhaitez ajouter des quotas.

Si vous laissez les cases vides, les places seront attribuées pour toutes les écoles. Si vous ne souhaitez pas attribuer des places, grisez la cellule.

Pour attribuer des places à une école spécifique, cliquez dans une cellule et sélectionnez l'école à l'aide de la liste déroulante.

Étape 6: Si vous laissez les cases vides, les places seront attribuées pour toutes les écoles. Pour attribuer des places à une école spécifique, cliquez dans une cellule et sélectionnez l'école à l'aide de la liste déroulante.

Dans mon exemple, pour la semaine 32, j'ai attribué 2 places pour la HELHA et 3 places pour tout le monde. Pour la semaine 33, j'ai attribué 4 places à la HEPN et 0 place pour tout le monde. 

Étape 7: Répliquez ces opérations jusqu'à ce que le tableau soit complet. Vous pouvez bien entendu éditer les quotas sur de bien plus longues périodes que dans mon exemple.

Une fois l'édition de vos quotas terminée, enregistrez votre tableau.

Importer les nouveaux contacts dans Interneo

Étape 1: Dans la page quotas d'Interneo, cliquez sur le bouton "Importer des quotas".

Étape 2: Une fenêtre s'ouvre et vous indique les différentes options d'import. 

Si vous souhaitez importer plusieurs tableaux excel provenant de différentes écoles ou si pour les quotas de l'année courante vous souhaitez en rajouter : 

Cochez toutes les cases , vous allez importer seulement les places des écoles par section et par unité de soins. 

Si vous voulez cloner l'ensemble des quotas définis pour une ou plusieurs unités de soin d'une année à une autre :

Si tout est décoché, l'unité de soin recevra le nombre de places définies sans les attribuer à une école ou une section particulière (les lignes colorées ne seront comptabilisées). De plus, les sections recevront pour l'unité de soin, autant de places qu'il y a de lignes blanches sur les lignes de la section.

Étape 3: Ajoutez votre fichier Excel et cliquez sur "Importer". Vos nouveaux quotas apparaîtront dans Interneo.